Digitale Rechnungsbearbeitung
hausweiter Rechnungsworkflow mit Enaio und SAP- Einsparung von Arbeitsaufwand, Kosten und Papier
- Schnellere Zahlbarmachung und damit die Möglichkeit Skonto zu ziehen (spart ebenfalls Kosten)
- Sofortige Auskunftsfähigkeit bei Nachfragen von Lieferanten
Die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung in der gesamten Kreisverwaltung wurde am 26.06.2019 abgeschlossen, und ersetzte somit die bis dahin papierbasierte Rechnungsfreigabe.
Das Projekt bildete den Auftakt zur Einführung des neuen Dokumentenmanagementsystems Enaio der Firma Optimal Systems. Enaio ermöglicht es, alle gängigen Eingangs- und Ausgangsrechnungen mittels definierter Arbeitswege (Workflows) vollständig digital zu bearbeiten und die Rechnungen im Anschluss revisionssicher und digital zu archivieren.
Bei der zentralen Erfassung der Rechnungseingänge in der Poststelle unterstützt Enaio bei der automatischen (KI-basierten) Erkennung von Zahlungsempfängern, Zahlungszielen und Rechnungsbeträgen. Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt durch die Kolleginnen und Kollegen per digitaler Unterschrift. Das Finanzverfahren SAP ist über zertifizierte Schnittstellen im Prozess eingebunden.
Neben Einzelrechnungen wurden auch diverse Fachanwendungen der Verwaltung mit „Massenverarbeitungen“ an den digitalen Freigabeprozess angeschlossen.
Auch die Lieferanten der Kreisverwaltung mussten sich umstellen:
Rechnungen sollten nun über ein zentrales E-Mail Postfach gestellt werden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung wurden durch ein umfangreiches Schulungskonzept und eine eigens für den Rechnungsworkflow eingerichteten Hotline begleitet.
