Einführung eines Prozessmanagements
Eine umfassende Prozessaufnahme in PICTURE- Wissen sichern und vernetzen
- Über Fachbereichsgrenzen hinaus denken
- Abläufe kontinuierlich verbessern und Optimierungspotentiale aufzeigen
- Ressourcen verantwortungsvoller und transparenter einsetzen
Seit dem 01.01.2020 ist die Prozessmanagementsoftware PICTURE in der Verwaltung des Landkreises Hameln-Pyrmont im Einsatz. Damit ist der Grundbaustein für ein ganzheitliches Prozessmanagement gelegt.
Was genau ist überhaupt ein Prozess? „Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines relevanten Ergebnisses notwendig ist.“ Das heißt bei einem Prozess gibt es immer einen Auslöser als Anfang und ein Ergebnis oder Produkt als Ende. Dazwischen liegen aufeinander folgende Arbeitsschritte, die mit Informationen zur Zielerreichung beschrieben werden.
Solche wiederholbaren Aktivitäten werden im Rahmen des Prozessmanagements ermittelt und einheitlich dokumentiert. Somit wird zum einen ein nachhaltiges Wissensmanagement aufgebaut, welches u.a. den Einstieg neuer Mitarbeiter erleichtern soll. Zum anderen bietet das Prozessmanagement die Basis um Digitalisierungspotentiale aufzuzeigen und einen effizienten Einsatz technologischer Mittel zu ermöglichen.
Derzeit werden nach und nach die Prozesse in das Prozessregister aufgenommen. Das Register umfasst am Ende eine Gesamtübersicht aller Prozesse unserer Verwaltung. Anschließend wird eine detaillierte Darstellung der Prozesse bis hin zu ihren jeweiligen Arbeitsschritten und Ressourcen erstellt.
Zunächst werden für jeden identifizierten Prozess in einzelnen sogenannten Prozesssteckbriefen grundlegende Informationen erfasst, unter anderem auch mit digitalisierungsrelevanten Kriterien. Somit können z.B. Prozesse mit besonders vielen Medienbrüchen und langen Laufzeiten als erste digital neu gestaltet werden.
Langfristig soll die Prozessdokumentation dazu führen, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterstützen. Die Prozesse werden dadurch immer auf sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst und können flexibel gestaltet werden.
